Como gerir processos através de seu Gestor de Tarefas? (Trello, Asana, Planner etc)



Ao longo da minha vida profissional, eu comecei na área de gestão atuando como Gestor de Projetos, uma disciplina que eu realmente me apaixonei e que acho fantástica. É natural a um gestor de projetos, utilizar alguns softwares como ferramentas de gestão de projetos, como #Trello, #Asana, #Planner dentre outras. Nestas ferramentas são lançadas todas atividades, delegada aos respectivos recursos e datas de #entregas.


Entretanto, essas ferramentas foram criadas para gerir projetos, logo a pergunta que fica é?


Como gerir processos em uma ferramenta de gestão de projetos?

E ai, aparentemente essa frase não faz nenhum sentido, se a ferramenta é de gestão de #projetos, porque gerir #processos nela? E ai entra o grande segredo por trás disso tudo!


Essas ferramentas são na realidade, #ferramentas de #produtividade e #organização!

Exceto algumas raras excessões (como MS-Project, Primavera etc), a grande maioria dessas ferramentas de gestão de projetos, nasceram como ferramentas de gestão de tarefas, os tão famosos e aclamados to-do list (lista de afazeres).


Então, se são ferramentas de produtividade e organização, cujo qual o foco principal é gerenciar todas as atividades e tarefas de uma organização, faz todo sentido você ter todas suas atividades e afazeres ali, inclusive os processos!


Mas ai vem uma pergunta! Todos os processos e suas respectivas atividades? Não!


Você deve gerenciar apenas os processos e #atividades críticas da sua organização! E a grande questão é: Quais processos e respectivas atividades devem ser geridos e quais não devem? Para isso, apresento uma lista abaixo com alguns pontos e insights:


Atividades a serem geridos no Gestor de Tarefas:

  • Atividades estratégicos e gerenciais

  • Atividades Intelectuais (Relatórios, planejamentos etc)

  • Atividades com uma duração geralmente mais significativa (30min a 2hrs)

  • Atividades que requerem lembretes e avisos


Baseado nisso, vou deixar uma lista de atividades que acredito façam muito sentido, serem gerenciadas no Gestor de Tarefas, ex.:

  • Preparar indicadores para reunião mensal com a diretoria

  • Revisar o planejamento estratégico mensalmente

  • Preparar/revisar o planejamento orçamento do mês seguinte

  • Pagar conta de software ERP até dia 20 mensalmente (Empresa pequena com pouco volume de contas a pagar)


Processos a NÃO serem geridos no Gestor de Tarefas:

  • Atividades muito operacionais

  • Atividades repetitivas e rotineiras

  • Atividades com um duração muito curta < 10 min

  • Atividades que já ocorrem de forma automática com um fluxo de processo bem estabelecido


Também vou deixar uma lista de processos que acredito NÃO façam muito sentido, serem gerenciados no Gestor de Tarefas, ex.:

  • Criar post diário para Instagram (Empresa de marketing com profissional dedicado a fazer a manutenção de posts nas redes sociais)

  • Tirar pedido do cliente (Restaurante que faz isso dezenas de vezes por dia)

  • Lançar conta paga no sistema (Levaria mais tempo ver se você lançou a atividade e deu baixa do que realizar a atividade)

  • Pagar contas (Empresa com departamento financeiro sólido, fluxo financeiro bem estabelecido e que paga dezenas de contas diariamente)


Obs.: Notem que eu sempre comento ao lado de cada atividade, pois realmente cada caso é um caso, criar um post diário para uma agência de marketing pode ser algo super bem estabelecido, enquanto que para uma pequena empresa que nunca o fez, pode ser algo a ser gerenciado sim!


E a melhor pergunta para diferenciar um processo que precisa ser gerido e acompanhado e quais não precisam ser, é?


Este processo e respectivas atividades estão funcionando com eficiência e no modo automático?

Provavelmente se a resposta for sim, ele não precisa ser gerenciado e se a resposta for não, talvez ele precise!


E como organizar isso em seu gestor de tarefas? Primeiramente você deve criar um "Projeto" chamado "Processos Internos" ou algum outro nome que lhe faça sentido. :D


Posteriormente sugiro você revisitar sua lista de macro processos com todos os processos de sua organização, neste post eu comento um pouco mais sobre isso, caso não o tenha, recomendo fazê-lo!


Sabendo quais são todos os processos da sua empresa, você deve revisar um a um e verificar quais atendem os critérios anteriores e quais não atendem!


Ai é só agrupar as atividades no gestor de tarefas, segundo seus macro processos, ou segundo seus processos propriamente ditos! E pronto! Você terá todas suas atividades, projetos e processos em uma única ferramenta, facilitando sua organização pessoal, planejamento mensal, semanal e diário aumentando e MUITO sua produtividade!


A princípio é isso pessoal, me contem um pouco mais sobre como você gerencia seus processos mais críticos dentro da organização? Utiliza algum software? Já gerenciou dentro de um gestor de tarefas? Como você os organiza?


Um grande abraço!


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