Neste Post vou apresentar algumas boas práticas para realização de reuniões, deixando-as mais produtivas e gerando melhores resultados, são 7 os passos fundamentais para realização de reuniões de reuniões eficazes, os quais seguem:
1º Passo) Agende com antecedência: Agendar reuniões com antecedência é o primeiro passo para se ter reuniões produtivas. Estabeleça data, horário e local, entre em contato com os participantes através de canais de rápida comunicação, por exemplo, ligação, WhatsApp e outros, uma vez confirmada a disponibilidade de todos, mande o invite da reunião. Para você, que por ventura não sabe o que é invite, trata-se de um termo inglês que significa “convite”, este tem mais eficiência quando enviado através de um aplicativo de agenda, nossa sorte, é que os principais provedores de e-mail possuem essa funcionalidade integrada em sua conta, convidá-los pela agenda fará com que eles possam responder se comparecerão ou não, e bloqueará o horário especificado para a reunião.
2º Passo) Defina a pauta da reunião: É de extrema importância, definir a pauta da reunião, este é um ponto crítico que muitos profissionais acabam não realizando e deixam suas reuniões com pautas abertas, onde iniciam-se tratativas sobre vários assuntos e por vezes não se soluciona/encerra-se boa parte dos temas, em geral, temos três tipos principais de pautas a serem desenvolvidas:
Deliberativa: Pautas orientadas para “Apreciação / Aprovação” de determinado tema, o objetivo de pautas deste tipo é decidir algo em conjunto, como por exemplo: “Apreciação / Aprovação da contratação de empresa de consultoria”, “Apreciação / Aprovação do novo modelo comercial da empresa” ou “Apreciação / Aprovação do orçamento do próximo ano.”.
Consultiva: Pautas orientadas a compreensão de determinado tema, esclarecimento de questões em aberto e consultas em geral, como por exemplo: “Entendimento do modelo de captação de recursos da empresa”, “Esclarecimentos a respeito do sistema de meritocracia dos colaboradores” ou “Apresentação do fluxo de portfólio da empresa.”.
Trabalho: Pautas orientadas a desenvolvimento de atividades no decorrer da reunião, onde os colaboradores irão realizar determinadas atividades em conjunto e e elaborar o produto da proveniente da pauta, como por exemplo: “Elaboração da apresentação de resultados à diretoria”, “Desenvolvimento da modelagem do projeto filial São Paulo” ou “Criação do plano de metas do próximo ano.”.
Além dos tipos de pauta, é importante a compreensão de que cada pauta deve possuir os seguintes tópicos:
Duração: Tempo estimado para discussão da respectiva pauta.
Relator: Aquele que identificou a pauta.
Relato: Descrição acerca da pauta, para que todos os participantes possam ter clareza plena do que será tratado e discutido.
Anexos (Opcional): Arquivos de apoio que possam permitir aos colaboradores compreenderem o tema, como por exemplo: Relatórios, Normas técnicas, Apresentações etc
3º Passo) Confirme a participação de todos: É de extrema importância a confirmação prévia da participação dos colaboradores, isto evitará que se algum colaborador-chave por ventura tenha esquecido da reunião ou até mesmo agendado outras atividades para o período possam comunicar os demais, e por ventura re-agendar a reunião, economizando tempo de todos envolvidos. Uma boa prática é fazê-la com 24 hrs de antecedência.
4º Passo) Realize a reunião atentando-se a pauta: Manter o foco na pauta acordada é de extrema importância pois dará foco a reunião e organização. Isto chega a ser, até mesmo, uma questão de respeito com os participantes, que se programaram para discutir os temas previamente estabelecidos e sentirão muito mais seguros e produtivos com a condução da reunião.
5º Passo) Elabore a ata de reunião durante a reunião: Uma excelente prática é o desenvolvimento da ata durante a própria reunião, pois ao término da mesma a ata já pode ser encaminhada aos participantes com todos os temas abordados e as atividades deliberadas. Esta elaboração pode ser feita pelo próprio líder da reunião com a ata em aberto e projetada para acompanhamento de todos, isso permite transparência ao processo e clareza das responsabilidades e atividades de cada colaborador ao fim da reunião.
6º Passo) Encaminhe a ata a todos presentes: O envio da ata em formato .pdf também é muito importante pois assim todos poderão ter acesso a mesma compreendendo tudo que foi discutido na reunião e formalizando o processo. A mesma deve ser encaminhada por e-mail. Como forma de facilitar o acesso a todos também pode ser feita por Whats para dar mais agilidade ao processo.
7º Passo) Aprove a ata: Muitas vezes na correria do dia a dia, não conseguimos parar e coletar a aprovação e assinatura de todos. Uma boa prática é utilizar a estratégia de aprovação automática, ou seja, colocar no corpo do próprio e-mail a seguinte mensagem. “Segue ata da reunião realizada dia ## sobre o seguinte tema ######. Aguardo comentários e validações da mesma, em caso de que não haja nenhum comentário nas próximas 72 horas a mesma dar-se-á como aprovada automaticamente."
Espero que estas dicas lhe sejam úteis, e lhe convido a conhecer mais sobre o tema de Gestão de Projetos, um assunto muito interessante no qual preparei um post dedicado à todos aqueles que querem compreender melhor sobre este tema.
Ps.: Imagem licenciada por Freepik.