Esqueça o MS Project e seu cronograma! Você não precisa deles!

Olá pessoal,

Sim, é exatamente isso que eu você acabou de ler, esqueça seu cronograma no MS Project, afinal de contas, em boa parte dos casos:

• Só você entende ele;

• Você é o único que manuseia ele;

• Seu cronograma corre atrás do projeto;

• Só você tem o MS Project (ou outro Scheduler) instalado;

• Dá um trabalhão manter atualizado;

• Ele é complexo para os outros; e

• Ele não compreende todas as atividades, deixando tarefas, por vezes, essenciais de fora.

Wilian, você está me dizendo que o cronograma deveria ser extinto? Não! Estou defendendo a tese de que você deve aplicar as ferramentas certas para cada situação.

Vejo em várias empresas que possuem PMO, cronogramas desatualizados, equipes que não estão nem aí para o cronograma, um guardião do cronograma que só ele entende e uma falta de sintonia gigante entre o cronograma e a prática!

Em resumo, isso se dá em virtude da baixa cultura de gestão, e eu realmente acredito que o processo de implantação de uma cultura forte e orientada a resultado, deve ser gradual, utilizando ferramentas e técnicas simples e leves em uma fase mais inicial e ir evoluindo gradativamente até um modelo mais complexo.

Com este mindset, apresento uma proposta bem simplificada, para pequenas empresas e projetos de baixa complexidade de implantação de gestão de projetos em três fases distintas:

1ª Fase) Gestão de Projetos Iniciante

Objetivo desta fase: Criar o entendimento do que é projeto e controlar sua atividades e entregas.

Comece pelo básico do básico:

Crie um Plano de Projeto com:

• Objetivo

• EAP – Estrutura Analítica do Projeto

• Entregas e datas de entregas

• Lista de Atividades com responsáveis e datas no Asana

Nesta fase, pensando no âmbito da gestão de tempo, recomendo softwares to-do list, como Asana, Wunderlist, Planner, Run Run it etc.

2ª Fase) Gestão de Projetos Intermediário

Objetivo desta fase: Ampliar horizonte de planejamento e controlar entregas, prazos e custos.

Crie um Plano de Projeto com:

• Justificativa, objetivo e benefícios;

• EAP – Estrutura Analítica do Projeto

• Cronograma em Excel

• Lista de Atividades com responsáveis e datas no Asana

• Orçamento em Excel

• Riscos e Planos de Resposta

3ª Fase) Gestão de Projetos Avançado

Objetivo desta fase: Aumentar a maturidade de Gestão de Projetos e controlar os demais aspectos que influem no sucesso do projeto.

Crie um Plano de Projeto com:

• Business Case

• Termo de Abertura

• EAP – Estrutura Analítica do Projeto

• Cronograma no MS Project

• Lista de Atividades com responsáveis e datas no Asana

• Orçamento no Project

• Riscos e Planos de Resposta

• Demais áreas de conhecimento do Guia PMBOK®

É importante comentar que estes três passos são válidos para projetos pessoais e profissionais de baixa complexidade e/ou para empresas que não possuem nenhuma iniciativa na área e que querem começar a aplicar as boas práticas de Gestão de Projetos.

Note que o MS-Project só entra na terceira fase que é justamente quando a equipe já possui uma maturidade mínima para compreender a gestão de projetos e as principais nuances que o permeiam.

Já em todas as fases, em especial a primeira, nota-se o Gestor de Tarefas como ferramenta fundamental para controle de seus projetos, pois ele consegue integrar todos em torno de um único objetivo e documentar desde tarefas de apoio, como tarefas críticas (que por vezes não aparecem em seu cronograma por ser de curta duração).

Para que isto funcione é de extrema importância a disciplina na condução das reuniões (provavelmente semanais) para atualização do gestor de tarefas e posteriormente do cronograma. Só assim será possível monitorar e controlar o projeto e envolver todos os Stakeholders.

E ai pessoal, concorda, discorda? Deixe sua opinião e curta e compartilhe este post com seus colegas que querem implementar ou re-implementar a Gestão de Projetos.

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