Como modelar processos mesmo que eu não domine nenhum software de BPM?

Olá pessoal,

Geralmente a primeira associação que as pessoas fazem ao falarmos sobre processos, é a modelagem dos processos através de um fluxo de processos, este fluxo, geralmente utiliza a notação BPMN (Business Process Management Notation), ou seja, Notação e Modelo de Processos de Negócio, conforme exemplo de fluxo apresentado abaixo:

Fonte: Blog iProcess

Umas das primeiras reações de boa parte das pessoas, é essa:

😰😰😰

O que é extremamente normal, pois o ser humano naturalmente é resistente a mudanças, e ao ver um fluxograma desses, talvez você se depare com alguns desses sentimentos:

• Pânico: Nossa, se eu não aprender isso vou perder meu emprego;

• Medo: Meu Deus, eu nunca vou conseguir;

• Obesidade intelectual: Nossa mais uma coisa nova para aprender, vou começar agora mesmo... ⌛️⏳ ...começa, estuda, estuda e estuda, mas nunca aplica :/

• Preguiça: Até dá pra fazer, mas vai dar um trabalho.

Fato é, que este fluxo por vezes assusta as pessoas! E meu objetivo aqui com esse post é te mostrar que é possível sim gerenciar processos mesmo sem ter que aprender a utilizar uma nova ferramenta, somente com o que você já sabe e possivelmente utiliza no seu dia-a-dia, o Word / Excel, ou pra quem é "família Google", o Google Docs / Google Planilhas.

Inclusive, pensando aqui, poderia até ser feito em papel, mas ser "minimamente tecnológicos" pois vivemos na era da informação. 😉

Para começar o que você precisa? O ideal é que você tenha feito duas coisas antes, sua cadeia de #valor (para relacionar todos os #macroprocessos) e seus macroprocessos (a lista com todos os processos que o compõe).

Com isso em mãos, agora é hora de você selecionar o processo que deseja trabalhar e descrever ele em detalhes, e enste caso eu sugiro você descrever alguns pontos chave:

• Identificação do Processo: Qual é o processo, seu macro processo, empresa e afins, apenas para "nos situarmos";

• Objetivo do Processo: Aqui o foco é identificar o porquê fazer esse processo e suas respectivas atividades, compreender o porquê é algo EXTREMAMENTE importante para que seus colaboradores tenham senso de causa e se sintam úteis;

• Dono do processo: Toda criança deveria ter um pai, logo aqui vale a mesma máxima, alguém precisa assumir o processo e ser responsável por fazer cumprir seu objetivo;

• Stakeholders: Quem são efetivamente as partes interessadas e impactadas? Identifica-las é importante para "colocar à mesa" todos que contribuem para o sucesso daquele processo;

• Atividades: Quais são as atividades que as pessoas precisam executar para que realizar o processo, e, quais os "caminhos alternativos", que podemos ter;

• Regras de negócio: Quais são as regras que precisam ser seguidas para que esse processo "ande bem"?;

• Sistema: Qual(is) os sistemas estão relacionados com esse processo e quais seus respectivos módulos?

Este é modelo textual de modelagem de processos que já resolver uma boa parte dos problemas relacionados à falta de clareza, entendimento das atividades, responsabilidades, propósito e afins.

E você? Já mapeou algum processo? Utilizou algum software? Qual? Fez no próprio Word/Excel? Integrou com alguma ferramenta de festão de tarefas? Conte pra mim sua experiência com modelagem de processos! :D

#cadeiadevalor #macroprocesso #processo #processosdenegócio #gestão #manuais