Do caos à ordem! 4 Passos para se tornar um Gestor Organizado!

Olá bom dia,

Para começar blog de hoje eu começaria com uma pequena pergunta:

Por que para um líder é extremamente importante que ele seja organizado?

Isso nos remete a inúmeros outros aspectos, um líder desorganizado, possivelmente é aquele que não consegue manter as suas atividades em dia, falta ou se atrasa frequentemente para seus objetivos, não consegue por exemplo organizar a sua estação de trabalho, não sabe onde estão aqueles documentos e arquivos importantes, quando solicitado etc.

Você já se deparou com aquela imagem de uma pessoa que tem uma mesa onde ela praticamente se esconde atrás de sua mesa, de tão alta que a pilha de papéis que está ali?

Agora imagine comigo qual é o impacto disto para um liderado? Imagine a seguinte situação: você hoje, acaba de ser contratado por uma empresa e entra na sala do seu "chefe", lhe apresentam esse aqui João é o Fernando, ele que vai coordenar as ações contigo, vai te passar suas atividades e irá te gerir diretamente.

Aí você olha para a mesa dele e você vê que está um extremo caos, ao notar isso quais dos sentimentos/sensações que você acha que teria:

• Sentimento como falta de confiança?

• Percepção de ineficiência?

• Falta de #gestão?

• Falta de #liderança?

• Potencial dificuldade do líder em coordenar as atividades?

• Pessoa (até mesmo) irresponsável?

• Perda de compromissos?

Essas são as imagens que você deixa quando não consegue manter minimamente um ambiente organizado e propício para uma gestão eficiente!

#Organização é a base da gestão e produtividade, ou seja, não há como ser produtivo sem que você seja organizado.

Para ser produtivo é extremamente importante você coordenar as ações que você vai realizar, o tempo que elas vão levar, quem vai executar, logo, se você não consegue minimamente organizar o seu dia a dia, organizar as suas demandas quiçá a de seus liderados!

A verdade é que ate mesmo as pessoas desorganizadas (bagunceiras) gostam de um #ambiente #organizado. E aqui talvez seja a frase que mais dói!

Um ambiente desorganizado é reflexo de uma mente desorganizada!

Quando falamos disso, trazemos à tona o método #GTD – Get Things Done apresentado no livro "A arte de fazer acontecer" de David Allen, que nos mostra um processo simples e claros de como manter uma rotina de organização ideal, dividido em 5 etapas

Fonte: Design Culture

1ª Etapa: Coleta

Extrair absolutamente tudo que está em sua mente no seu ambiente de trabalho para um local único onde você possa posteriormente processar, analisar e dar as devidas direções de encaminhamentos para aquelas “tralhas”, e sim “#tralhas” é o termo que David Allen utiliza para referenciar tudo aquilo que ainda não foi processado, ou seja, tudo aquilo que ainda não há uma definição clara de sua destinação;

2ª Etapa Processamento

Nesta etapa é feito análise de cada uma das “tralhas” que foram coletadas, fazendo inicialmente uma primeira pergunta

Há alguma ação relacionada? se a resposta for “Não”, há 3 alternativas possíveis:

• Primeira: “Lixo”, possivelmente isto é algo a ser descartado, não há mais utilidade, você não utilizará mais isso no futuro!

• Segunda: “Incubação”, talvez essa seja uma ideia de negócio, talvez seja uma ideia de projeto, talvez seja algo que eu preciso amadurecer para utilização futura e que lá na frente irá se tornar um projeto, alguma ação ou algo específico;

• Terceiro: “Referências futuras”, talvez essa tralha possa ser algo que eu preciso guardar para que em um segundo momento eu utilize, por exemplo, contratos assinados, garantias, cartão de visita, folders ou algo que eu tenha interesse em consultar posteriormente. (Dica: Aqui cabem métodos como o 5S para organização)

Entretanto se a resposta for “Sim”, há 4 alternativas possíveis:

• Primeira: “dura menos de 2 minutos”, se sim, faça de forma imediata, pois não vale a pena planejar se para algo que leve menos de 2 minutos você perderia mais tempo planejando-se do que de fato executando atividade;

• Segunda: “Possui data e hora marcada”, se sim, inclua na agenda, o melhor local para gerenciar compromissos com data e hora marcada é agenda pois ela nos dá uma distribuição espacial dos eventos ao longo do tempo.

• Terceira: alguém pode executá-la”, se sim, delegue ao delegar você reduz sua carga de trabalho se torna mais eficiente e produtivo, pois ao delegar você entende que as pessoas que estão contigo possuem habilidades e competências diferentes podendo fazê-la de uma forma muito mais eficiente e Reduzindo sua sobrecarga de trabalho, liberando seu tempo para aquilo que realmente importa, a gestão.

• Quarta: “organize em listas de contexto“, Essa atividade que dura mais de 2 minutos, não possui data e hora marcada e é você que deve executá-la o mais breve possível, você precisa organizá-la em listas de contexto, ou seja, incluir esta atividade em sua lista de tarefas organizadas, por projetos, rotinas, departamentos etc.

Por fim, há 2 etapas mais números do método #GTD...

3ª Etapa Execução

Nesta etapa de execução, você deve executar todas atividades e ações as previamente definidas, dando foco naquelas que realmente lhe trarão mais resultado, e aqui, o grande segredo é selecionar corretamente as atividades a serem executadas, em função de "Contexto, tempo disponível, energia e prioridade", avaliando também o perfil do trabalho, se é algo que você já havia planejado, se simplesmente "apareceu" ou se esta atividade representa o "trabalho sobre o trabalho" ou seja, planejamento definição de ações e etc, os últimos pontos a se levar em conta é avaliar se o trabalho é, ou não, de longo prazo e se está dentro dos seus principais objetivos!

4ª Etapa: Revisão

Já a última etapa é a etapa de revisão onde semanalmente você precisa revisar suas caixas de entrada, reunindo e processando toda a trabalho, revisar seu “sistema” como um todo e manter tudo limpo e organizado para a semana seguinte.

Espero que tenham gostado do tema, e me contem, você já possui caixas de entrada? Como estão suas atividades? Você as listas periodicamente? Você conhecia esse fluxo de organização?

#Gestão #Processos #Fluxo #Análise #GTD #DavidAllen #Liderança