Quando se trata de gestão de processos de negócio, o maior desafio que existe é o desenho e a transformação do processo, ou seja, até a fase de modelagem do processo (colocar no papel como o processo vem sendo executado hoje AS-IS) é a fase "tranquila", pois há um grande ditado na área de consultoria que representa muito essa situação, que é:
O papel aceita tudo!
Logo, modelar, preparar os fluxogramas, criar as fichas dos processos essa é a parte fácil, trabalhosa, mas fácil. A parte difícil mesmo é projetar o modelo "ideal" de como o processo deverá funcionar e colocar em prática todas as alterações no processo, esse é o grande desafio da Gestão de Processos de Negócio e isso passa essencialmente pelos seguintes fatores críticos de sucesso:
Conhecimento técnico: Desenhar e Otimizar um processo sem conhecimento técnico é o equivalente a querer preparar um bolo sem nunca ter pisado na cozinha, pode até dar certo, mas a probabilidade é MUUUITO pequena, logo um Designer de Processos precisa ao seu lado alguém que compreende tecnicamente do assunto para desenhar um processo que seja realmente eficiente e que atenda a necessidade de todos;
Compreensão do "todo": Compreender o impacto deste processo no todo é fundamental, pois muitas vezes se observamos de forma individualizada o processo a tendência é que algumas atividades até não façam sentido, entretanto, quando olhamos o conceito de processo ponta a ponta, entendemos o motivo real de por exemplo, preencher naquele campo x do sistema aquela informação y.
Melhoria de #sistemas: Análise, compreensão e otimização dos sistemas é algo fundamental quando se trata de processos, algo muito comum de acontecer é ao desenhar o novo processo, depararmos com um novo desenvolvimento, implantação de um novo software, solicitação de correção / suporte no sistema que a empresa utiliza, etc, e dessas melhorias, muitas vezes surgem novos #projetos.
Melhoria de #ativos: Outro ponto, inúmeras vezes o processo não é 100% realizado dentro de um sistema informático onde o operador necessita apenas imputar dados, muitas vezes, faz-se uso de "ativos organizacionais", que no linguajar popular, é aquele bom e velho modelinho de word que você utiliza, ou modelo de planilha em excel, por exemplo. Otimizar um processo passa inúmeras vezes por redesenhar essas ferramentas para que elas atendam ao objetivo do processo e entreguem o resultado esperado.
#Gestão da #mudança: Aqui é onde o verdadeira desafio acontece, tudo pronto, processo desenhado, sistema ajustado, modelos de arquivos otimizados/criados agora o #Gerente de Processos tem a "fácil" missão de colocar na cabeça no "Joãozinho" a importância de fazer o certo, mesmo que o certo aparentemente dê mais trabalho (e até parece que dá, mas o ganho em retrabalho é infinitamente superior), e aqui entra, negociação, articulação, gestão de conflitos e inúmeras outras habilidades super importantes para que tudo corra super bem e que a transformação aconteça!
Estes foram os 5 fatores críticos de sucesso de um desenho, otimização e transformação de processos (#TO_BE), me conte aqui nos comentários, você já tentou otimizar algum processo? Alterar a forma de trabalho (processo) em determinado setor? Quais desafios você encontrou? Houve necessidade de criação de um projeto, como por exemplo, implantação de um novo software ou algo do tipo?