Neste post retratarei os erros mais comuns cometidos por profissionais iniciantes na Gestão de Projetos e até mesmo por alguns profissionais que já possuem algum tempo de estrada.
Estes “pequenos” deslizes foram extraídos de inúmeros trabalhos de alunos de MBAs e de Projetos Finais da Formação de Gerentes de Projeto PM BARD, certamente você já cometeu algum deles!
1) Elevado número de restrições
Estes “calendariozinhos” na coluna de informações, representam que você inseriu deliberadamente uma data de início ou término nas atividades, ou seja, você mexeu manualmente nas colunas “Início” e “Término”.
Se lembrarmos do conceito de diagrama de rede notaremos que as datas de início e término são determinadas em função da rede do projeto, baseado nas suas dependências e duração das atividades, em suma, as colunas “Início” e “Término” nunca¹ devem ser alteradas.
Compreenda que ao inserir datas nas colunas “Início” e “Término”, você estará inserindo uma restrição no cronograma, ou seja, obrigatoriamente aquela atividade deve iniciar ou terminar naquela data, isto impede que o software de cronograma calcule a melhor data de início e término da atividade baseado na sequência de trabalho definida nas predecessoras.
Como evitá-lo:
Não insira nenhuma data nas colunas “Início” e “Término”.
¹ Note que há algumas situações onde é possível sim utilizar o conceito de restrições no próprio cronograma, entretanto é importante que esteja muito seguro do que está fazendo e compreenda realmente o contexto.
2) Superalocação de recursos
Este é um dos principais erros relacionados à elaboração de cronogramas, ao inserir recursos às atividades, é comum que, em função da sequência definida, tenhamos superalocação de recursos, ou seja, estes “homenzinhos” vermelhos na coluna informações, ele representa que o recurso está sendo alocado acima de sua capacidade produtiva.
De forma simples, digamos que você trabalhe 8 horas por dia, mas durante o desenvolvimento do cronograma na próxima segunda feira te alocaram em duas atividades que demandam 8 horas cada, totalizando um trabalho total de 16 horas. Logo, você terá apenas 8 horas de trabalho na segunda, mas lhe é exigido o desenvolvimento de um trabalho equivalente a 16 horas, portanto você está superalocado.
A lógica é a mesma para quando temos mais de um recurso e é válida apenas para recursos do tipo trabalho, pois em tese, recursos do tipo material eu tenho disponibilidade infinita, ou seja, eu poderia adquirir quantas resmas de folha, carros, tijolos eu quisesse.
Como evitá-lo:
Ajuste da sequência de atividades através da coluna predecessoras;
Ajuste da carga de trabalho, ou seja, deve-se inserir a coluna trabalho e verificar se realmente a duração corresponde ao trabalho, onde eu posso ter uma atividade de 1 dia de duração, mas trabalho de 4 horas, por exemplo.
Nivelamento de recursos, algumas ferramentas de cronograma inclusive lhe dão a opção de nivelamento de recursos que permite ajustar automaticamente o cronograma e evitar superalocações.
3) Não definição da duração das atividades
Ao inserir uma nova tarefa, o valor padrão que lhe é dado de duração é “1 dia? ”, esta interrogação representa que aquele é apenas um valor estimado e não definido pela equipe. O uso correto desta funcionalidade é deixar as durações estimadas (interrogações ao lado da quantidade de dias) apenas para as atividades em que o GP não pode estima-la precisamente, como por exemplo quando o GP não possui pleno domínio sobre este elemento do projeto, ou quando a equipe do projeto ainda não está formada etc.
Como evitá-lo:
Utilize a função “Estimada” apenas para atividades onde você realmente não tem condições momentâneas de definir sua duração.
4) Utilização do MS-Project como Excel
Este é certamente o erro mais cometido pelos GPs de primeira viagem, ou seja, por não compreender corretamente ou não conseguir fazer uma leitura correta do Diagrama de Gantt, estes profissionais simplesmente ignoram o Diagrama de Gantt e trabalham apenas focado na tabela do projeto.
Na prática, isto representa utilizar o MS-Project como se fosse um Excel, ou, por exemplo, comprar uma Ferrari e andar apenas em primeira marcha.
Como evitá-lo:
Busque compreender a teoria do Gerenciamento de Projetos, os conceito de rede do projeto e diagrama de Gantt;
Aprenda a utilizar a ferramenta zoom do seu MS-Project (ou software similar).
5) Atribuição pelo Nome do Recurso ao invés da Função
Ao criar a planilha de recursos, muitos profissionais acabam listando os recursos através de seus próprios nomes, para projetos com equipes pequenas (de até 5 a 10 pessoas) isto até pode não se tornar um problema, agora imagine projetos de grande envergadura, faz mais sentido listar os nomes dos 100 pedreiros ou apenas o nome do recurso, ou seja, pedreiros e sua quantidade?
Imagine-se na seguinte situação, você preparou todo o Plano de Gerenciamento de Projetos, listando o nome das pessoas em todos os documentos, de todos os 72 membros da equipe. Em certa altura do campeonato, um dos membros sai da equipe do projeto, neste momento você teria que refazer todos os documentos do projeto para atualiza-lo com a nova configuração e retirar o nome deste membro da documentação, imagine quantas vezes isso ocorrerá ao longo de um projeto de 3 anos. Possivelmente isto seja um trabalho desnecessário que possa ser evitado, preenchendo as funções e não o nome dos recursos¹.
Em situações onde temos na mesma função: Arquiteto, Publicitário etc diferenciação do trabalho exercido, ou seja, vinculação em atividades distintas, do tipo, este grupo de arquitetos desenvolverá esta etapa do projeto e este outro grupo desenvolverá esta outra etapa, deve-se separar em Arquitetos I e II ou Arquiteto Junior e Sênior etc.
Como evita-lo:
Crie os recursos através de suas funções e não do nome da pessoa;
Diferencie os recursos com funções iguais com nomenclaturas do tipo: Analista de Sistemas I, Analista de Sistemas II e Analista de Sistema III ou Engenheiro Junior, Engenheiro Pleno e Engenheiro Sênior.
¹ Note que esta boa prática não necessariamente deve ser aplicada a todos recursos, por exemplo, o nome do Gerente de Projetos aparecerá explicitamente em praticamente todos os documentos do projeto.
6) Atribuição dos recursos, mas sem a alocação dos custos
Por mais que possa parecer que o MS-Project ou ferramentas similares são apenas ferramentas de cronograma, eles são excelentes também para o desenvolvimento de orçamentos de projetos.
Evidenciando de forma clara e eficaz que cada atividade, envolve recurso e tem um custo associado a ela. Desta forma, cabe ao Gerente de Projetos estimar o custo dos recursos, tanto tipo trabalho, material ou custo, para ter os custos das atividades e consequentemente o orçamento do projeto.
Como evitá-lo:
Defina o custo dos recu rsos que atuarão no projeto;
Insira a coluna custo à direita de sua tabela.
7) Atribuição apenas de recursos humanos
Ao atribuir recursos ao projeto, muitos profissionais incluem apenas os recursos humanos, apenas como uma maneira de vincular e delegar atividades, entretanto deve-se incluir também os recursos do tipo material, pois assim contribuirá para formulação do orçamento final do projeto.
Lembrando que nos recursos do tipo material, deve-se incluir na coluna Unidade do Material sua respectiva Unidade, por exemplo: Milheiro, m², Resma, Unidade, Kit etc. e na coluna Taxa padrão o custo por esta unidade, por exemplo R$ 2.000,00/m², R$ 35,00/resma, onde você incluirá apenas o valor em reais (ou moeda vigente), mas a leitura é: Reais por unidade.
Como evita-lo:
Preencha todos elementos do tipo material em seu projeto;
Inclua todas taxas padrão e unidade do material;
Vincule às atividades do projeto.
Estes são alguns dos erros mais comuns cometidos no desenvolvimento de cronograma. Entretanto para um bom cronograma, precisamos garantir que não tenhamos nenhum erro em nossa EAP, para tal, dê uma olhada nessa série de três posts que lhe ajudarão a elaborar EAPs perfeitas: