Quando aprofundamos no método #GTD - Get things Done, (você não sabe o que é o método GTD? Confira neste post!) notamos que há quatro ferramentas fundamentais para que se possa manter uma mente e uma vida organizada, são elas:
Agenda
O que é: A #agenda é a mais fácil e mais comum à todos, nos remete a boa e velha agenda de papel que levávamos para cima e para baixo e anotávamos compromissos alí na data e hora marcada!
O método GTD cita explicitamente a agenda como uma ferramenta fundamental para organização e produtividade
Pra que serve: Para anotar compromissos que tem uma data e hora marcada
Exemplos: Seguem alguns exemplos de compromissos:
Reunião com departamento de marketing [Quarta feira das 14:00 às 15:00]
Café com Lucia [Terça feira das 15:00 às 16:00 no CaféTería]
Palestra: Empresas de alta performance [Sexta feira das 20:00 às 21:00 no Centro de Exposição Asa Norte]
Aniversário da Fernanda [Dia 21/05, segunda-feira] (Note que neste exemplo o "evento" é do tipo dia inteiro, ou seja, não há uma hora de início e término pré-definida)
Pra que não e muito recomendada: Anotações em geral e lista de atividades que não possuem data e hora pré-estabelecida, ou seja, que devem ser feitas "assim que possível".
Ferramentas virtuais: Com o avanço da tecnologia as agendas foram para os computadores e smartphones, a boa notícia aqui é que praticamente todos e-mails possuem uma ferramenta de agenda integrada, logo a única preocupação deveria ser começar a utilizar!
Outras agendas de e-mails
O "equivalente" físico: Todo mundo já deve ter visto uma agenda física, com todos os dias do ano e os horários para anotar os compromissos, para quem é mais "old school" é uma excelente ferramenta!
Gestor de Tarefas
O que é: São ferramentas para definir as atividades a fazer, datas, responsáveis, organizar em projetos ou "listas de contexto", O gestor de tarefas (#gestordetarefas) é aquele software que você anota tudo que precisa fazer e depois vai dando "#check"!
A aplicação desta ferramenta no método GTD se dá através da lista de tarefas (próximas ações)
Para que serve: Registrar atividades a fazer.
Exemplo: Seguem alguns exemplos de atividades:
Preparar o relatório
Contratar um contador
Fazer compras
Visitar sua família etc.
Obs.: Pense em atividades como tudo aquilo que você pode delegar para alguém (ou para você mesmo) e uma boa prática é escrever as atividades começando com verbo, assim você não confunde uma atividade com uma anotação ou com um registro qualquer!
Pra que não e muito recomendada: #Anotações em geral e compromissos com data e hora marcada (ex.: Reuniões, eventos etc).
Ferramentas virtuais: Há inúmeras, para não dizer centenas e quiçá milhares de ferramentas que são "to-do list #softwares", desde a mais básicas que vão apenas a uma simples lista de tarefas a fazer até ferramentas mais avançadas que mergulham em disciplinas como gestão de projetos e até mesmo gestão de processos, vou deixar uma lista de ferramentas e apps que podem te ajudar a imergir nesse mundo!
Obs.: Não vou aprofundar em detalhes das ferramentas pois não é o objetivo deste post, se tiverem interesse deixem nos comentários, mas só para constar minha opção pessoal ainda é o Asana 😉)
O "equivalente" físico: Seria algo aproximado do que chamamos Planner, estes, são ferramentas para que você possa se planejar, definir suas atividades, planos para semanas etc.
Anotações
O que é: São ferramentas para que você possa fazer anotações em geral, desde textos e listas, como incluir fotos, áudios, localizações, desenhos, chekc-list e muito mais, destacam-se pela versatilidade,
A aplicação desta ferramenta no método GTD se dá através das listas de espera e incubação
Para que serve: Fazer #anotações em geral
Exemplo:
Áudio sobre um trecho do que eu preciso incluir no meu livro
Lista de temas para postagem no blog
Produto para comprar quando for no mercado
Foto da casa dos meus sonhos
Para que não é muito recomendada: Para anotar #compromissos com data e hora marcada e atividades a fazer (por mais que ele permita, o ideal é usar um gestor de tarefas)
Ferramentas virtuais:
O "equivalente físico": O bom e velho caderninho de anotações sabe? Aquele que você compra na papelaria, às vezes até de bolso, só com páginas em branco para que você possa incluir o que desejar ali.
As ferramentas são importantes para nos ajudar na organização e evitar esquecimentos!
E as ferramentas virtuais com certeza pode nos ajudar de maneira mais rápida aumentando nossa eficiência
Ferramentas bacanas para nos ajudar no dia-a-dia, organização e “não esquecimento”
Uso bastante o trello, para controlar as demandas e interagir com o time.
A revisao semanal permite que me organize de forma eficaz. Utilizo o Google Calendar porque para minha linha de trabalho e o suficiente.
Ferramentas fundamentais para o dia a dia ser mais organizado.