As 5 etapas para um planejamento semanal matador!




O processo de revisão e planejamento é parte integrante de qualquer modelo de gestão, neste artigo lhe mostro um processo de revisão e planejamento pessoal, ou seja, no âmbito da função que você exerce e das atividades que você executa, para que você possa ser mais organizado e produtivo, este processo é baseado no método GTD - Get Thing Done de David Allen com algumas pequenas melhorias, ele é composto de 5 etapas fundamentais:


1ª Etapa: Limpeza das caixas de entrada


Primeiramente você precisa limpar sua caixa de entrada, garantir que ela esteja esvaziada, ou seja, vazia 🤷🏻‍♂️, pode parecer um pouco óbvio, mas se lembrarmos o conceito de caixa de entrada, ela é um "arquivo" transitório, nenhuma "tralha" pode ficar na caixa de entrada mais que uma semana!


Se você não entendeu nada, sobre o que é: "tralha", caixa de entrada, dá uma olhada neste post sobre o método #GTD - Get Things Done que te ajudará a clarear!


2ª Etapa: Revisão dos seus Objetivos


Aqui começa a parte mais interessante do trabalho, você precisa ter seus objetivos bem estabelecidos, a revisão semanal te ajudará a entender se você está caminhando em direção aos seus objetivos ou não e se está na velocidade adequada! Este é um processo de autoconhecimento, onde você precisa analisar, avaliar, refletir sobre suas ações, sobre como foi sua semana, os resultados obtidos até então para entender se você realmente está conseguindo dar o máximo de si ou não!


3ª Etapa: Revisão da sua Lista de Projetos


Nesta etapa, se você fez uma lista de #projetos, conforme sugerido pelo método GTD, agora é hora de você #reavaliar projeto a projeto, como ele está indo? Está atrasado? Está adiantado?, A equipe está motivada? Da forma que estamos, teremos sucesso no projeto? As entregas serão realizadas conforme?


Todas essas análises lhe ajudaram a avaliar iniciativa a iniciativa, e ter uma visão consciente de cada projeto e de cada ação!


Neste momento, é interessante inclusive fazer uma reunião com a equipe e até mesmo emitir, quando aplicável, alguns Status Report de seus projetos (Relatório de status, que diz como o projeto está), mas, o mais importante de tudo é ter o processo de revisão e análise consciente da evolução de todas suas ações!


4ª Etapa: Revisão da sua agenda


Agora entraremos no planejamento de ações da próxima semana, primeiramente, precisamos olhar nossos compromissos já pré-estabelecidos, pois estes tem data e hora marcada e nos ajudarão a compreender as janelas de tempo que teremos para as "próximas ações" ou, em outras palavras para executar as tarefas que devem ser executadas o antes possível.


Revisada a #agenda, tendo a certeza e tranquilidade que todos compromissos (reuniões, palestras, eventos, encontros etc) estão ali, passamos para a próxima etapa!


5ª Etapa: Revisão da lista de tarefas (próxima ações)


Esta quinta e última etapa, consiste em listar/organizar todas as próximas ações, ou as próximas #atividades que devem ser executadas o mais breve possível, se por ventura você tiver um #software de gestão de #tarefas (Ex.: Asana, Trello, Planner etc), possivelmente já terá uma série de atividades listadas ali, se você não tiver, também não há problema, você precisa fazer a lista de todas as atividades da próxima semana, e aloca-las nos dias corretos de forma a considerar a janela de tempo disponível identificada na etapa anterior!


Exemplo, imagine que na terça feira eu tenho 6 reuniões de uma hora cada, logo, me sobram 2 horas úteis de trabalho e as atividades que eu alocar ali devem "caber" dentro desse período!


Também é importante comentar que infelizmente não conseguiremos nunca, ter um ambiente 100% controlado e blindado em relação aos fatores externos, imprevistos ocorrerão, novas atividades surgirão e isso faz parte da vida, pensando nisso, você precisa lembrar de disponibilizar tempo para imprevistos na sua agenda, logo, você propositalmente deve deixar alguns blocos de tempo ociosos para tais imprevistos, e, caso eles não ocorram, você antecipa atividades que estavam previstas mais adiantes!


Finalizando...


Quem conhece um pouco dos conhecimentos de gestão empresarial, pode facilmente fazer uma correlação destas 5 etapas com, diagnóstico, análise estratégica, análise tática e análise operacional (sendo a 4ª e 5ª etapas), pois de certa forma, o que fazemos é exatamente isso (no âmbito da sua respectiva função, é claro), verificamos tudo como está e organizamos a casa, olhamos nossos objetivos e onde queremos chegar, depois olhamos como faremos para chegar lá, ou seja, nossos projetos e por fim, olhamos o que precisamos fazer para alcançar nossos objetivos, que são as atividades propriamente ditas!


Me conte aqui nos comentários, qual o seu processo de revisão semanal, você tem feito o planejamento da sua semana seguinte? Utiliza esse modelo ou algo próximo a isso? O que lhe faz sentido destas 5 etapas e o que você incluiria / excluiria deste processo?


#gestão #gestor #metas #objetivo #liderança #resultados #lider #GTD

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